Tietosuojaseloste

Kirkkonummen Taitoluisteluklubi ry:n tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kirkkonummen Taitoluisteluklubi Ry (”Yhdistys”)

Sähköposti: ktk.taitoluistelu@gmail.com

Yhteyshenkilö: jäsenrekisterivastaava Hanna-Maria Kekkonen

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja kerätään, jotta seuran hallintoa ja toimintaa voidaan käytännössä hoitaa. Jäsenluettelon pitäminen perustuu yhdistyslakiin, jonka mukaan hallituksen vastuulla on luettelon pitäminen yhdistyksen jäsenistä. Varsinaiseen jäsenluetteloon kuuluu vain jäsenen nimi ja kotipaikka. Jäsenluettelon lisäksi yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä, jonka tietosisältöön kuuluvat jäsenen nimi ja postiosoite, syntymäaika, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Alaikäisen jäsenen osalta vastaavat tiedot on kirjattu lisäksi ainakin yhden vanhemman osalta. Kerätyt henkilötiedot saadaan jäseniltä ja heidän vanhemmiltaan itseltään Sporttisaitti -järjestelmässä tai sähköpostitse ilmoittautumisten yhteydessä tai erikseen lisätietoja pyydettäessä.

Yhdistys ylläpitää myös internet -kotisivuja Sporttisaitti -järjestelmässä, julkista Facebook- sekä Instagram sivustoa ja viestinnän kannalta tarvittavia sähköpostiosoitteistoja ja ryhmiä. Kotisivuilla ja Facebookissa julkaistaan valokuvia luistelijoista sekä muita tietoja, kuten ryhmä- ja yksilökuvia sekä kuvia tapahtumista.

Yhdistyksellä on Google Drive -järjestelmässä ei-julkisia kansioita, joissa on esimerkiksi excel-taulukkomuodossa olevia osallistuja- ja yhteystietolistoja, jotka sisältävät nimi-, sähköposti-, osoite-, syntymäaika-, allergia- ja lisenssitietoja. Näihin annetaan pääsy vain asiaankuuluville henkilöille, joita voivat olla esimerkiksi jäsenten vanhemmat. Pääkäyttäjänä ja oikeuksien ylläpitäjänä on yhdistyksen toimihenkilö.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

etu- ja sukunimi;
yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite);
luistelijan syntymäaika;
huoltajan nimi (jos luistelija/jäsen alaikäinen)
kuvia
videoita

Lisäksi luistelukoululaisilta ja Timanteilta kerätään henkilöturvatunnus luistelulisenssin ostoa varten. Hetu poistetaan meidän järjestelmistä heti oston jälkeen, mutta Suomen Taitoluisteluliiton Hoika-järjestelmässä tieto pysyy koko luistelukauden ajan.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään ja/tai hänen huoltajaltaan.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on siihen perusteltu syy. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tietoja (nimi ja syntymäaika) luovutetaan kilpailuilmoittautumisissa kilpailujen järjestävien seurojen toimihenkilöille. Tietoja ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU tai ETA alueen ulkopuolelle, ellei se ole yhdistyksen käyttämän teknisen järjestelmän teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun rekisteröity henkilö on seuran jäsen tai jäsenen huoltaja. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
vaatia henkilötietojensa poistamista;

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen ktk.taitoluistelu@gmail.com.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.