Tietosuojaseloste
Kirkkonummen Taitoluisteluklubi ry:n tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Kirkkonummen Taitoluisteluklubi Ry (”Yhdistys”)
Sähköposti: ktk.taitoluistelu@gmail.com
Yhteyshenkilö: jäsenrekisterivastaava Hanna-Maria Kekkonen
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietoja kerätään, jotta seuran hallintoa ja toimintaa voidaan käytännössä hoitaa. Jäsenluettelon pitäminen perustuu yhdistyslakiin, jonka mukaan hallituksen vastuulla on luettelon pitäminen yhdistyksen jäsenistä. Varsinaiseen jäsenluetteloon kuuluu vain jäsenen nimi ja kotipaikka. Jäsenluettelon lisäksi yhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä, jonka tietosisältöön kuuluvat jäsenen nimi ja postiosoite, syntymäaika, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Alaikäisen jäsenen osalta vastaavat tiedot on kirjattu lisäksi ainakin yhden vanhemman osalta. Kerätyt henkilötiedot saadaan jäseniltä ja heidän vanhemmiltaan itseltään Sporttisaitti -järjestelmässä tai sähköpostitse ilmoittautumisten yhteydessä tai erikseen lisätietoja pyydettäessä.
Yhdistys ylläpitää myös internet -kotisivuja Sporttisaitti -järjestelmässä, julkista Facebook- sekä Instagram sivustoa ja viestinnän kannalta tarvittavia sähköpostiosoitteistoja ja ryhmiä. Kotisivuilla ja Facebookissa julkaistaan valokuvia luistelijoista sekä muita tietoja, kuten ryhmä- ja yksilökuvia sekä kuvia tapahtumista.
Yhdistyksellä on Google Drive -järjestelmässä ei-julkisia kansioita, joissa on esimerkiksi excel-taulukkomuodossa olevia osallistuja- ja yhteystietolistoja, jotka sisältävät nimi-, sähköposti-, osoite-, syntymäaika-, allergia- ja lisenssitietoja. Näihin annetaan pääsy vain asiaankuuluville henkilöille, joita voivat olla esimerkiksi jäsenten vanhemmat. Pääkäyttäjänä ja oikeuksien ylläpitäjänä on yhdistyksen toimihenkilö.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- etu- ja sukunimi;
- yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite);
- luistelijan syntymäaika;
- huoltajan nimi (jos luistelija/jäsen alaikäinen)
- kuvia
- videoita
Lisäksi luistelukoululaisilta ja Timanteilta kerätään henkilöturvatunnus luistelulisenssin ostoa varten. Hetu poistetaan meidän järjestelmistä heti oston jälkeen, mutta Suomen Taitoluisteluliiton Hoika-järjestelmässä tieto pysyy koko luistelukauden ajan.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään ja/tai hänen huoltajaltaan.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joilla on siihen perusteltu syy. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tietoja (nimi ja syntymäaika) luovutetaan kilpailuilmoittautumisissa kilpailujen järjestävien seurojen toimihenkilöille. Tietoja ei käytetä kaupallisiin tarkoituksiin.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU tai ETA alueen ulkopuolelle, ellei se ole yhdistyksen käyttämän teknisen järjestelmän teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja lakisääteisen ajan tai sen ajan, kun rekisteröity henkilö on seuran jäsen tai jäsenen huoltaja. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen ktk.taitoluistelu@gmail.com.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.